Meracik Detail Event adalah langkah fundamental bagi Event Organizer (EO) untuk membangun "rumah" digital bagi tamu undangan. Di dalam modul ini, Anda akan mengatur segala instrumen penting mulai dari koordinat lokasi acara, kategori daftar tamu (VIP/Reguler), hingga pembagian jatah souvenir yang akan divalidasi oleh staf di lapangan.
Skenario Real Transaksi
EO "Kirana" baru saja mendapatkan klien pengantin yang menginginkan kategori tamu dibedakan antara "Keluarga Inti" (Souvenir Premium) dan "Tamu Umum" (Souvenir Standar). Melalui menu Meracik Event, Kirana cukup membuat satu event, mengaktifkan fitur kategori, dan membagi jatah souvenir secara otomatis. Hasilnya? Petugas di meja registrasi tak akan pernah salah memberikan jenis souvenir karena sistem sudah menguncinya berdasarkan QR Code tamu.
Fitur Unggulan Persiapan Event
- Multi-Kategori Tamu: Fleksibilitas tanpa batas untuk membedakan perlakuan tamu (VIP, VVIP, Reguler) dalam satu database tunggal.
- Manajemen Souvenir Presisi: Pantau stok souvenir secara real-time dan pastikan distribusi hanya dilakukan satu kali per QR Code.
- Sub-Akun Tim (Staff): Berdayakan tim lapangan Anda dengan akun khusus yang hanya memiliki akses ke modul Check-in, menjaga keamanan data sensitif Anda.
Panduan Langkah Seting Event
1. Membuat Identitas Event Baru
Dari dashboard utama EO, klik menu Event > + Buat Baru. Masukkan judul event yang menarik (Misal: "Wedding of Rama & Shinta"), tentukan tanggal pelaksanaan, dan yang terpenting: masukan koordinat Google Maps lokasi acara agar tamu tidak tersesat.
2. Penentuan Tipe Souvenir & Kategori
Klik tab Souvenir. Masukkan daftar oleh-oleh yang akan dibagikan (Contoh: "Tumbler Exclusive", "Totebag Minimalis"). Setelah itu, masuk ke tab Kategori untuk menentukan label tamu yang akan muncul di layar petugas nanti.
3. Penugasan Tim Lapangan
Agar operasional registrasi berjalan lancar, akses menu My Team. Buatlah sub-akun baru untuk kru Anda. Berikan akses hanya pada event tertentu saja. Langkah ini sangat krusial agar kerahasiaan data tamu kolektif Anda tetap terjaga di tangan profesional yang tepat.
4. Konfigurasi Khusus WA Gateway (Optional)
Dalam tab WhatsApp di pengaturan event, Anda dapat melakukan Override terhadap pengaturan global. Jika Anda memiliki server WhatsApp Gateway sendiri (StarSender/OneSender), Anda bisa memasukkannya di sini agar biaya pengiriman notifikasi dibebankan ke API Key pribadi Anda, bukan kuota umum dari penyedia platform.
Pro Tips: Strategi Kelola Data
Selalu gunakan fitur "Pin Lokasi" yang akurat. Hal ini akan sangat membantu tamu saat mengeklik link undangan digital mereka untuk langsung diarahkan ke navigasi GPS, sehingga tim penerima tamu Anda tidak mendapati tamu yang datang terlambat akibat tersesat jalan!
FAQ & Troubleshooting
T: Bisakah saya mengubah detail event (seperti tanggal) setelah undangan disebar?
J: Tentu bisa! Perubahan yang Anda lakukan di dashboard akan otomatis terupdate di seluruh link undangan digital tamu secara real-time tanpa perlu mengirim ulang pesan WhatsApp.
T: Berapa maksimal jumlah souvenir yang bisa saya masukkan?
J: Tidak ada batasan sistem untuk jenis item souvenir. Anda bebas memasukkan berapapun jenis oleh-oleh sesuai dengan paket kerjasama Anda dengan klien pengantin.
T: Bisakah saya membatasi atau mengganti provider WA Gateway per-event?
J: Bisa. Di bagian WhatsApp Provider Override, Anda dapat memilih 'Default' (mengikuti akun EO), 'None' (mematikan fitur WA untuk event ini), atau memasukkan API Key spesifik untuk provider StarSender/OneSender tertentu guna mendedikasikan jalur pengiriman khusus klien tersebut.